Trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa, tờ khai hải quan đóng vai trò cốt lõi trong việc xác nhận, kiểm tra và phê duyệt các loại hàng hóa qua biên giới quốc gia. Việc làm đúng và đầy đủ tờ khai không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn tránh khỏi các rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Dưới đây là 10 lưu ý quan trọng khi làm tờ khai hải quan trong quá trình nhập khẩu, giúp doanh nghiệp có thể thực hiện quy trình này một cách chính xác, hiệu quả nhất.

1. Tầm quan trọng của tờ khai hải quan trong nhập khẩu

Tờ khai hải quan là căn cứ pháp lý để cơ quan hải quan kiểm tra, phân loại, xác định trị giá cũng như tính thuế cho hàng hóa nhập khẩu. Đây là bước bắt buộc để hàng hóa được thông quan hợp pháp, hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển và lưu thông hàng hóa. Việc khai đúng và đủ thông tin trong tờ khai còn giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt, chậm trễ trong thông quan, giảm thiểu rủi ro liên quan đến chuyển đổi hoặc kiểm tra lại hồ sơ.

2. Những rủi ro phổ biến khi khai sai thông tin

Khai sai hoặc thiếu thông tin trong tờ khai hải quan có thể dẫn đến nhiều hậu quả tiêu cực như:

• Chậm trễ trong quá trình thông quan hàng hóa.
• Phạt hành chính hoặc truy thu thuế do khai sai trị giá hoặc mã số hàng hóa.
• Bị kiểm tra lại hồ sơ, kiểm tra thực tế tại kho hoặc cảng.
• Tăng chi phí lưu kho, vận chuyển hoặc các khoản phạt bổ sung. Chính vì vậy, việc nắm rõ các lưu ý trong quá trình khai báo là điều vô cùng cần thiết để hạn chế các rủi ro này.

3. Mục tiêu của bài viết và cập nhật năm 2025

Bài viết này hướng tới cung cấp 10 lưu ý quan trọng nhất trong làm tờ khai hải quan năm 2025, dựa trên các quy định pháp lý mới nhất, hệ thống khai báo điện tử hiện đại và các chính sách mới của cơ quan Hải quan. Mục tiêu là giúp các doanh nghiệp, nhà nhập khẩu có thể thực hiện khai báo chính xác, đúng quy định, đồng thời cập nhật các quy trình, thủ tục mới nhất để phù hợp với sự thay đổi của pháp luật và công nghệ, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa quy trình làm thủ tục nhập khẩu.

---

Các ý trên là nền tảng để doanh nghiệp hiểu rõ tầm quan trọng của từng bước trong quá trình làm tờ khai hải quan cũng như nhận biết các rủi ro có thể gặp phải và cách phòng tránh. Trong các phần tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào các lưu ý cụ thể, giúp doanh nghiệp nắm vững kiến thức và thực hành tốt nhất khi làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa năm 2025.

Không thể tạo nội dung cho phần này.

Xem thêm: dịch vụ vận chuyển hàng không.

Các lưu ý quan trọng khi làm tờ khai hải quan nhập khẩu

Việc làm tờ khai hải quan nhập khẩu đóng vai trò then chốt trong quá trình đưa hàng hóa vào thị trường Việt Nam. Đây là bước bắt buộc để cơ quan Hải quan kiểm tra, xác nhận tính hợp pháp của hàng hóa, đồng thời xác định nghĩa vụ thuế và các chính sách liên quan. Do đó, việc khai báo chính xác, đầy đủ và đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thông quan mà còn giảm thiểu rủi ro bị xử phạt, kiểm tra lại hoặc đình chỉ hàng hóa.

Tuy nhiên, trong quá trình làm tờ khai hải quan, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải các rủi ro đáng kể khi khai sai thông tin. Những lỗi phổ biến như sai mã HS, trị giá hàng hóa, thiếu chứng từ hay khai sai loại hình nhập khẩu có thể dẫn đến chậm trễ trong thông quan, bị xử phạt hành chính hoặc bị kiểm tra lại hàng hóa. Thậm chí, trong những trường hợp nghiêm trọng, hàng hóa bị giữ lại hoặc phải tái xuất, kéo theo chi phí phát sinh lớn và mất uy tín doanh nghiệp trên thị trường.

Vì vậy, mục tiêu của bài viết này là cung cấp cho doanh nghiệp những 10 lưu ý quan trọng nhất trong năm 2025 nhằm giúp quá trình làm tờ khai hải quan nhập khẩu trở nên chính xác, hiệu quả hơn. Những cập nhật mới về quy định, hệ thống khai báo điện tử và các yêu cầu pháp lý sẽ giúp doanh nghiệp tránh xa các rủi ro không đáng có, đảm bảo quá trình nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, đúng quy định của pháp luật.

Cơ sở pháp lý và quy định mới nhất năm 2025

Trong năm 2025, các quy định về tờ khai hải quan vẫn dựa trên các văn bản pháp lý cốt lõi như Luật Hải quan 2014, Nghị định 08/2015/NĐ-CP, Nghị định 59/2018/NĐ-CP và Thông tư 39/2018/TT-BTC cùng các sửa đổi mới nhất. Các quy định này quy định rõ các bước, thủ tục và các tiêu chuẩn bắt buộc trong khai báo hải quan, đảm bảo tính pháp lý và minh bạch của hoạt động xuất nhập khẩu.

Bên cạnh đó, hệ thống VNACCS/VCIS đã có nhiều cập nhật trong năm 2025, giúp việc khai báo điện tử trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn. Thời hạn khai báo điện tử đã được rút ngắn, yêu cầu doanh nghiệp phải mở tờ khai đúng thời điểm quy định, tránh tình trạng khai muộn hoặc khai sai ngày tháng.

Các doanh nghiệp cần chú ý đến thời điểm mở tờ khai, đặc biệt là các thời hạn theo quy định pháp luật, để tránh việc bị xử phạt hoặc bị đình chỉ hàng hóa do khai báo trễ hoặc không đúng quy trình.

Các lưu ý quan trọng khi làm tờ khai hải quan nhập khẩu

Kiểm tra kỹ thông tin người nhập khẩu – người xuất khẩu

Trong quá trình khai tờ khai hải quan, doanh nghiệp cần kiểm tra cẩn thận các thông tin liên quan đến người nhập khẩu và người xuất khẩu. Các dữ liệu này phải trùng khớp hoàn toàn với các chứng từ như hợp đồng, invoice, bill of lading. Sai lệch thông tin có thể khiến tờ khai bị từ chối, kéo dài thời gian thông quan hoặc bị kiểm tra bổ sung. Đặc biệt, các doanh nghiệp cần xác minh chính xác mã số doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại để tránh nhầm lẫn hoặc nhập sai thông tin pháp lý.

Chọn đúng mã HS code và cách tra cứu chính xác

Việc chọn đúng mã HS code là yếu tố then chốt trong quá trình khai báo. Mã HS ảnh hưởng trực tiếp đến mức thuế suất, kiểm tra chuyên ngành và các chính sách ưu đãi hoặc hạn chế của hàng hóa. Năm 2025, doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ tra cứu mã HS chính xác như hệ thống của Tổng cục Hải quan, hoặc các phần mềm chuyên dụng để tra cứu nhanh và đúng. Tránh việc chọn mã sai dẫn đến các rủi ro về thuế, kiểm tra hay truy thu không hợp lý.

Khai đúng điều kiện giao hàng (Incoterms) và xác định trị giá tính thuế

Việc khai báo đúng Incoterms là rất quan trọng trong việc xác định trị giá hàng hóa. Các điều khoản như FOB, CIF, DDP ảnh hưởng trực tiếp đến cách tính trị giá tính thuế và trách nhiệm của các bên liên quan. Ví dụ, trong trường hợp khai báo CIF sai có thể dẫn đến tính sai trị giá, gây thiệt hại về mặt thuế và pháp lý. Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định về Incoterms và thực hiện khai đúng trong tờ khai.

Phân loại hàng hóa chính xác, mô tả rõ ràng và đúng quy chuẩn

Mô tả hàng hóa cần rõ ràng, đầy đủ, không sai chính tả và theo đúng quy chuẩn của pháp luật. Những mô tả không chính xác hoặc mập mờ dễ gây ra nghi ngờ, bị phân luồng đỏ hoặc kiểm tra bổ sung. Ngoài ra, phân loại chính xác giúp xác định đúng mã số hàng hóa, tránh các rủi ro về thuế hoặc chính sách kiểm tra chuyên ngành.

Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kèm theo và các loại giấy tờ liên quan

Chứng từ như invoice, packing list, bill of lading, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy phép nhập khẩu hoặc các giấy tờ liên quan phải hợp lệ và khớp 100% với nội dung khai báo. Việc thiếu hoặc sai chứng từ sẽ làm tờ khai bị từ chối hoặc bị xử lý chậm, gây ảnh hưởng lớn đến tiến trình nhập khẩu.

Chọn đúng loại hình nhập khẩu và chính sách thuế phù hợp

Các loại hình nhập khẩu như A11, A12, A31… có các quy định riêng về thuế và chính sách. Sai loại hình có thể khiến doanh nghiệp không được hưởng ưu đãi hoặc bị truy thu thuế. Do đó, doanh nghiệp cần xác định rõ loại hình phù hợp với từng mặt hàng để khai báo chính xác, an toàn và hiệu quả.

Kiểm tra chính xác thông tin về thuế, mặt hàng và vận đơn

Thông tin về thuế suất, mặt hàng và vận đơn cần phải chính xác để tránh sai lệch gây rối loạn quá trình thông quan. Việc kiểm tra kỹ các số liệu này giúp doanh nghiệp tránh các sai sót không đáng có, đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng quy trình.

Lưu trữ hồ sơ, chứng từ sau khi thông quan và tầm quan trọng của kiểm tra sau thông quan

Sau khi hàng hóa đã thông quan, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ trong thời gian tối thiểu 5 năm theo quy định. Việc này phục vụ cho các hoạt động kiểm tra, kiểm toán sau thông quan, giúp doanh nghiệp dễ dàng chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa khi có yêu cầu của cơ quan chức năng.

Việc nắm rõ các lưu ý quan trọng trong quá trình làm tờ khai hải quan nhập khẩu sẽ giúp doanh nghiệp tránh khỏi các rủi ro pháp lý, tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm chi phí. Trong bối cảnh ngày càng nhiều quy định mới, việc cập nhật kiến thức và thực hành đúng quy trình là điều cần thiết để đảm bảo hoạt động nhập khẩu luôn suôn sẻ, hiệu quả.

Xem thêm: MSDS hóa chất là gì? Thông tin chi tiết về bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất

Những lỗi thường gặp khi khai báo tờ khai nhập khẩu

Trong quá trình thực hiện khai báo tờ khai hải quan để nhập khẩu hàng hóa, việc tránh các lỗi phổ biến là yếu tố then chốt để đảm bảo quá trình thông quan diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và đúng quy định pháp luật. Dưới đây là các lỗi thường gặp nhất mà doanh nghiệp cần chú ý để hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình khai báo.

Các lỗi phổ biến như sai mã HS, trị giá hoặc thiếu chứng từ

Trong quá trình khai báo, nhiều doanh nghiệp thường mắc phải các lỗi chủ yếu sau:

• Sai mã HS (Hệ thống phân loại hàng hóa): Đây là một trong những lỗi phổ biến nhất. Việc chọn mã HS không chính xác có thể dẫn đến việc hàng hóa bị phân loại sai, ảnh hưởng trực tiếp đến thuế suất và kiểm tra chuyên ngành. Do đó, việc tra cứu mã HS chính xác, phù hợp với quy chuẩn của năm 2025 là vô cùng cần thiết. Thường doanh nghiệp sử dụng các công cụ tra cứu của Tổng cục Hải quan để đảm bảo độ chính xác.
• Khai trị giá hàng hóa không đúng: Trị giá tính thuế phải phản ánh đúng giá trị thực của hàng hóa, theo quy định của pháp luật. Khai sai trị giá hàng hóa dẫn đến việc tính thuế sai, gây thiệt hại về tài chính hoặc bị xử phạt khi bị kiểm tra.
• Thiếu hoặc sai chứng từ kèm theo: Chứng từ như Invoice, Packing List, Bill of Lading, C/O, giấy phép nhập khẩu… phải đầy đủ, hợp lệ và phù hợp với nội dung khai báo. Việc thiếu hoặc sai chứng từ sẽ làm chậm quá trình thông quan hoặc bị từ chối.
• Không cập nhật đúng thông tin về mặt hàng: Mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu chi tiết hoặc sai lệch so với thực tế làm giảm khả năng kiểm tra và xác nhận của cơ quan hải quan.

Hậu quả của việc khai sai và ví dụ thực tế doanh nghiệp bị phạt

Khai báo sai thông tin trong tờ khai hải quan không chỉ gây trì hoãn quá trình thông quan mà còn có thể dẫn đến các hình thức xử phạt nặng nề. Các hậu quả điển hình gồm:

• Bị phạt hành chính: Khi phát hiện khai sai mã HS, trị giá hoặc thiếu chứng từ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật Hải quan. Mức phạt tùy theo mức độ sai phạm, có thể từ vài triệu đến hàng trăm triệu đồng.
• Chậm thông quan, tắc nghẽn hàng hóa: Do khai báo không chính xác, hàng hóa có thể bị giữ lại để kiểm tra, kiểm hóa, gây tổn thất về thời gian và chi phí lưu kho, vận chuyển.
• Ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp: Các sai phạm trong khai báo có thể ảnh hưởng đến uy tín và các hoạt động hợp tác lâu dài với đối tác, khách hàng.

Ví dụ thực tế, một doanh nghiệp nhập khẩu linh kiện điện tử khai sai mã HS để giảm thuế suất, dẫn đến bị cơ quan hải quan phát hiện và xử phạt hành chính 50 triệu đồng, đồng thời hàng hóa bị giữ lại chờ kiểm tra lại, gây thiệt hại về mặt thời gian và tài chính.

Việc nhận diện và phòng tránh các lỗi này đòi hỏi doanh nghiệp phải có quy trình kiểm tra, rà soát chặt chẽ trước khi nộp tờ khai. Ngoài ra, việc sử dụng dịch vụ của các đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực khai báo hải quan như CƯỜNG QUỐC Logistics sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính chính xác của hồ sơ khai báo.

Dịch vụ hỗ trợ khai báo hải quan của CƯỜNG QUỐC Logistics

Trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa, việc hoàn thiện tờ khai hải quan chính xác và đúng quy định là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro pháp lý và tối ưu hóa chi phí. Hiểu rõ tầm quan trọng đó, CƯỜNG QUỐC Logistics đã phát triển dịch vụ hỗ trợ khai báo hải quan toàn diện, nhằm cung cấp giải pháp tối ưu nhất cho khách hàng.

Giới thiệu dịch vụ khai báo trọn gói, kiểm tra hồ sơ và tư vấn mã HS

CƯỜNG QUỐC Logistics cung cấp dịch vụ khai báo tờ khai hải quan nhập khẩu trọn gói, bao gồm các bước sau:

• Kiểm tra hồ sơ pháp lý: Đội ngũ chuyên nghiệp của chúng tôi sẽ rà soát toàn bộ chứng từ liên quan như invoice, packing list, bill of lading, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy phép nhập khẩu (nếu có) để đảm bảo mọi giấy tờ đều hợp lệ và phù hợp với nội dung khai báo.
• Tư vấn mã HS chính xác: Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp tra cứu và xác định mã HS phù hợp nhất, dựa trên đặc điểm hàng hóa, giúp tối ưu thuế suất và tránh bị kiểm tra lại do khai sai mã.
• Hỗ trợ khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS: Đội ngũ kỹ thuật của chúng tôi sẽ thực hiện khai báo điện tử chính xác trên hệ thống của Hải quan, đảm bảo phản hồi nhanh chóng và đúng quy định mới nhất.

Dịch vụ này còn mở rộng hỗ trợ xử lý các bước kiểm tra, xác nhận thông tin và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan, giúp doanh nghiệp tự tin hơn khi làm thủ tục nhập khẩu.

Cam kết dịch vụ: Nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm chi phí

CƯỜNG QUỐC Logistics cam kết mang đến dịch vụ hỗ trợ khai báo hải quan với các tiêu chí:

• Nhanh chóng: Thời gian xử lý hồ sơ và khai báo điện tử được tối ưu hóa, giảm thiểu tối đa thời gian chờ đợi của doanh nghiệp.
• Chính xác: Đội ngũ tư vấn và kiểm tra hồ sơ của chúng tôi đảm bảo mọi thông tin đều đúng quy định, phù hợp với các quy chuẩn pháp luật mới nhất năm 2025.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu các khoản phí phạt, truy thu thuế hoặc xử lý kiểm tra lại nhờ việc khai báo chính xác từ ban đầu, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Chúng tôi hiểu rõ rằng, mỗi lô hàng nhập khẩu đều có những đặc thù riêng, vì vậy dịch vụ của CƯỜNG QUỐC Logistics luôn tùy chỉnh theo từng yêu cầu cụ thể của khách hàng, đảm bảo sự linh hoạt và phù hợp tối đa với doanh nghiệp.

Việc lựa chọn dịch vụ hỗ trợ khai báo hải quan của CƯỜNG QUỐC Logistics chính là giải pháp tối ưu để doanh nghiệp yên tâm về mặt pháp lý, giảm thiểu rủi ro, đồng thời tối đa hóa lợi ích trong hoạt động nhập khẩu. Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm và công nghệ hiện đại, chúng tôi cam kết đem lại dịch vụ khai báo nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí, góp phần thúc đẩy hoạt động thương mại của doanh nghiệp phát triển bền vững trong bối cảnh pháp lý ngày càng chặt chẽ và phức tạp của năm 2025.

Kết Luận

Trong quá trình nhập khẩu hàng hóa, tờ khai hải quan đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo thủ tục thông quan diễn ra thuận lợi và nhanh chóng. Bài viết đã trình bày 10 lưu ý quan trọng, từ việc kiểm tra kỹ thông tin người nhập khẩu, chọn đúng mã HS, khai đúng điều kiện giao hàng, xác định trị giá tính thuế chính xác, đến việc mô tả hàng hóa rõ ràng, kiểm tra chứng từ hợp lệ, chọn đúng loại hình nhập khẩu, và kiểm tra chính sách thuế phù hợp, cũng như lưu trữ hồ sơ sau thông quan.

Tổng thể, việc tuân thủ các quy định pháp lý mới nhất năm 2025 cùng với các hướng dẫn chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, nâng cao tính chính xác trong khai báo hải quan, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí. Trong bối cảnh phức tạp của quy trình nhập khẩu, việc có đội ngũ hoặc đơn vị chuyên nghiệp hỗ trợ khai báo hải quan là một giải pháp tối ưu để đảm bảo thủ tục diễn ra suôn sẻ, đúng quy định.

Khuyến nghị các doanh nghiệp nên hợp tác với các đơn vị uy tín như CƯỜNG QUỐC Logistics để nhận được dịch vụ khai báo trọn gói, kiểm tra hồ sơ, tư vấn mã HS, xử lý kiểm hóa và hỗ trợ tối đa trong quá trình nhập khẩu. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý mà còn tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.