Trong bối cảnh nhập khẩu ngày càng phát triển tại Việt Nam, doanh nghiệp thường xuyên đối mặt với tình huống kết quả kiểm tra chuyên ngành (KTCN) không khớp với chứng chỉ phân tích (CoA) và kết quả kiểm nghiệm tại nước xuất khẩu. Đây chính là lúc quy trình giám định lại trở thành “cứu cánh” pháp lý quan trọng nhất để bảo vệ lô hàng, tránh chi phí lưu kho bãi khổng lồ và án phạt hành chính.

Với kinh nghiệm hơn 15 năm hỗ trợ thủ tục hải quan và nhập khẩu cho hàng nghìn doanh nghiệp, Cường Quốc Logistics xin chia sẻ bài viết chi tiết, thực chiến nhất về quy trình giám định lại, giúp quý doanh nghiệp chủ động xử lý tình huống “hai kết quả không gặp nhau” một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Tình huống xung đột: Khi hai kết quả kiểm tra chuyên ngành không gặp nhau

Hãy tưởng tượng: Lô hàng thực phẩm chức năng, mỹ phẩm hoặc nguyên liệu công nghiệp của bạn đã được kiểm nghiệm đạt chuẩn tại phòng lab uy tín ở EU, Mỹ hay Nhật Bản, CoA rõ ràng, lịch sử nhập khẩu nhiều năm đều thông quan suôn sẻ. Thế nhưng khi về đến cảng Việt Nam, mẫu do Hải quan hoặc cơ quan KTCN (Cục An toàn thực phẩm – Bộ Y tế, Cục Bảo vệ thực vật – Bộ NN&PTNT, Cục Hải quan…) lấy lại cho kết quả “Không đạt”.

Hậu quả tức thì:

• Hàng bị kẹt tại cảng, phát sinh chi phí lưu kho bãi 5–15 triệu đồng/ngày.
• Doanh nghiệp đối mặt với quyết định tạm dừng thông quan, thậm chí phạt vi phạm hành chính lên đến hàng trăm triệu đồng.
• Rủi ro tái xuất hoặc tiêu hủy toàn bộ lô hàng nếu không xử lý kịp thời.

Đây không phải trường hợp hiếm. Theo thống kê thực tế từ Cường Quốc Logistics, hơn 18% lô hàng nhập khẩu thuộc nhóm kiểm tra chuyên ngành gặp phải tình huống tương tự mỗi năm. Lúc này, quy trình giám định lại chính là quyền lợi pháp lý mà doanh nghiệp cần nắm chắc để đảo ngược tình thế.

Cơ sở pháp lý vững chắc về quyền giám định lại

Việc yêu cầu giám định lại không phải “xin xỏ” mà là quyền được pháp luật bảo vệ rõ ràng:

• Luật Hải quan 2014 (Điều 29, 36): Quy định rõ việc lấy mẫu, kiểm tra hàng hóa và quyền khiếu nại, trưng cầu giám định lại của người khai hải quan.
• Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa 2007 (Điều 37): Cho phép tổ chức, cá nhân yêu cầu giám định lại chất lượng khi có sự khác biệt giữa các kết quả.
• Nghị định 15/2018/NĐ-CP (Điều 19): Đặc biệt quan trọng với hàng thực phẩm nhập khẩu – quy định rõ thủ tục kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm và quyền yêu cầu giám định lại.
• Nghị định 08/2015/NĐ-CP (Điều 29): Chi tiết về trưng cầu giám định, kiểm tra lại kết quả.
• Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC): Hướng dẫn thủ tục hải quan, trong đó có quy định thời hạn khiếu nại và quy trình lấy mẫu đối chứng.

Nhờ các văn bản này, doanh nghiệp hoàn toàn có cơ sở pháp lý để khởi động quy trình giám định lại mà không sợ bị từ chối.

III. Quy trình giám định lại chi tiết – 4 bước “sống còn” mà Cường Quốc Logistics hướng dẫn hàng trăm doanh nghiệp

Bước 1: Tiếp nhận thông báo kết quả “Không đạt” Ngay khi nhận được văn bản thông báo (thường trong vòng 1–2 ngày sau khi lấy mẫu), doanh nghiệp chỉ có 02–03 ngày làm việc để nộp đơn yêu cầu giám định lại. Đây là “thời điểm vàng”. Cường Quốc Logistics luôn nhắc khách hàng: chụp ảnh, scan ngay văn bản và liên hệ ngay để chúng tôi hỗ trợ soạn thảo công văn.

Bước 2: Soạn thảo Công văn yêu cầu giám định lại Công văn phải nêu rõ:

• Lý do không đồng ý (dẫn chứng CoA nước xuất khẩu, lịch sử nhập khẩu thành công các lô tương tự).
• Đề nghị trưng cầu giám định tại đơn vị độc lập thứ ba được Bộ quản lý chuyên ngành chỉ định.

Bước 3: Lấy mẫu đối chứng (mẫu thứ 3) Đây là bước quyết định tính khách quan. Quy trình yêu cầu sự có mặt của:

• Đại diện Hải quan
• Đại diện cơ quan KTCN lần 1
• Đại diện doanh nghiệp
• Đại diện phòng lab giám định độc lập

Mẫu phải được niêm phong, lập biên bản đầy đủ theo đúng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN). Cường Quốc Logistics luôn cử nhân viên giàu kinh nghiệm tham gia trực tiếp để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.

Bước 4: Thực hiện giám định và đối soát kết quả Phòng lab độc lập sẽ tiến hành phân tích. Kết quả có hai khả năng:

• Giống lần 1 → Doanh nghiệp chấp nhận và xử lý (tái xuất/tiêu hủy).
• Khác lần 1 → Cơ quan quản lý chuyên ngành phải xem xét lại kết luận. Trong nhiều trường hợp, kết quả lần 2 sẽ là cơ sở để thông quan ngay.

Toàn bộ quy trình giám định lại thường kéo dài 15–30 ngày, tùy ngành hàng. Nhờ hỗ trợ chuyên sâu, Cường Quốc Logistics đã giúp nhiều khách hàng rút ngắn xuống còn 12–18 ngày.

Điểm ngách: Cách lựa chọn đơn vị giám định độc lập (3rd Party) uy tín nhất

Không phải phòng lab nào cũng được phép thực hiện giám định lại. Doanh nghiệp phải chọn từ danh sách được Bộ Y tế, Bộ NN&PTNT, Bộ Công Thương công bố công khai trên cổng thông tin điện tử.

Cường Quốc Logistics khuyên doanh nghiệp ưu tiên các đơn vị có:

• Chứng chỉ ISO/IEC 17025 (được công nhận quốc tế).
• Kinh nghiệm giám định lại thành công cho hàng trăm lô hàng nhập khẩu.
• Phương pháp thử trùng khớp với tiêu chuẩn quốc tế (AOAC, ISO, EN…).

Một số đơn vị thường được chọn: Quatest 1, Quatest 3, Viện Pasteur, Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng… Chúng tôi sẽ tư vấn chính xác đơn vị phù hợp nhất với ngành hàng của quý khách.

Các mẫu Công văn thực chiến – Sẵn sàng sử dụng ngay

Mẫu 1: Công văn gửi Chi cục Hải quan Kính gửi: Chi cục Hải quan cửa khẩu … V/v: Đề nghị tạm dừng xử phạt và chờ kết quả giám định lại lô hàng … (Chi tiết lý do + số hiệu lô hàng + đề nghị tạm dừng theo Điều 29 Nghị định 08/2015/NĐ-CP)

Mẫu 2: Công văn gửi Cơ quan KTCN Kính gửi: Cục An toàn thực phẩm – Bộ Y tế V/v: Khiếu nại kết quả kiểm tra và yêu cầu lấy mẫu đối chứng giám định lại (Nêu rõ sự khác biệt giữa CoA và kết quả KTCN, đề nghị chỉ định phòng lab thứ ba)

Mẫu 3: Cam kết bảo quản hàng hóa Cam kết đưa hàng về kho riêng, chịu trách nhiệm toàn bộ về việc bảo quản trong thời gian chờ kết quả giám định lại, đảm bảo không làm thay đổi chất lượng lô hàng.

Cường Quốc Logistics cung cấp miễn phí bộ mẫu công văn đã được cơ quan nhà nước chấp nhận nhiều lần, giúp khách hàng tiết kiệm hàng chục giờ soạn thảo.

1. Những lưu ý “sống còn” để thắng thế trong quy trình giám định lại

1. Bảo quản niêm phong mẫu: Tuyệt đối không tự ý mở seal, di chuyển lô hàng khi chưa có văn bản cho phép.
2. Đối chiếu phương pháp thử: Nhiều trường hợp sai lệch chỉ vì hai lab dùng method khác nhau (ví dụ: HPLC vs. GC-MS). Hãy yêu cầu giám định lại sử dụng phương pháp chuẩn quốc tế.
3. Giữ mẫu đối chứng tại kho riêng: Ngay từ lần lấy mẫu đầu tiên, hãy giữ lại 1–2 kg mẫu dự phòng để tự test kiểm chứng trước khi quyết định nộp đơn chính thức.
4. Chi phí: Doanh nghiệp trả trước phí giám định lại (thường 15–40 triệu đồng tùy ngành hàng). Nếu chứng minh được cơ quan KTCN lần 1 sai, quý khách hoàn toàn có quyền khiếu nại đòi hoàn phí (dù quy trình hơi phức tạp, chúng tôi sẽ hỗ trợ toàn bộ).
5. Thời gian vàng: Hành động trong 48–72 giờ đầu là yếu tố quyết định 90% thành công.

 Kết luận 

Quy trình giám định lại không chỉ là thủ tục pháp lý mà còn là “bí kíp” giúp doanh nghiệp nhập khẩu bảo vệ quyền lợi, tiết kiệm hàng trăm triệu đồng mỗi lô hàng. Tuy nhiên, để thành công, bạn cần hành động cực kỳ nhanh chóng, chính xác về giấy tờ và chọn đúng đối tác am hiểu sâu quy trình.

Với đội ngũ chuyên gia hải quan – KTCN hơn 15 năm kinh nghiệm, Cường Quốc Logistics đã hỗ trợ thành công hơn 450 trường hợp giám định lại chỉ trong 3 năm gần nhất, giúp khách hàng thông quan đúng hạn và giảm thiểu tối đa chi phí phát sinh.

Công ty TNHH Giao nhận vận tải Cường Quốc

Văn phòng: Tầng 7, Tòa Nhà Parami, 140 Bạch Đằng, Phường Tân Sơn Hòa, TP.HCM

Hotline: 0972 66 71 66

Email: info@cql.com.vn

Website: https://cql.com.vn/