Trong quá trình thực hiện nhập khẩu hàng quà tặng, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp lý chặt chẽ để đảm bảo thủ tục diễn ra thuận lợi và hợp pháp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các bước, hồ sơ và quy trình cần thiết để thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng quà tặng, với sự hỗ trợ từ Energía logística – đơn vị uy tín trong lĩnh vực logistics và vận chuyển quốc tế.

Hàng quà tặng là gì? Quy định pháp lý

Theo quy định của Luật Hải quan, Nghị định 08/2015/NĐ-CP và Nghị định 59/2018/NĐ-CP, hàng quà tặng được hiểu là những món đồ gửi tặng không vì mục đích thương mại, nhằm thể hiện tình cảm, sự tri ân hoặc mục đích cá nhân. Các trường hợp được coi là hàng biếu tặng hợp lệ gồm:

• Tặng giữa đối tác – doanh nghiệp, nhằm thúc đẩy hợp tác hoặc tri ân khách hàng.
• Tặng giữa công ty mẹ và công ty con, trong phạm vi hoạt động kinh doanh.
• Tặng cho khách hàng, đối tác, nhân viên, nhằm mục đích khuyến mãi hoặc tri ân khách hàng.

Các loại quà tặng này đều phải tuân thủ các quy định về nhập khẩu, đặc biệt là về giấy tờ, thuế và kiểm tra thực tế.

Chính sách quản lý nhập khẩu hàng quà tặng

Dù hàng quà tặng không thuộc diện cấm nhập khẩu, nhưng doanh nghiệp vẫn cần lưu ý:

• Một số mặt hàng như mỹ phẩm, rượu, alimento, thiết bị y tế… có thể yêu cầu xin giấy phép nhập khẩu phù hợp trước khi làm thủ tục.
• Các mặt hàng này phải tuân thủ các quy định quản lý của Nghị định 69/2018/NĐ-CP về quản lý hàng hóa XNK.
• Thủ tục hải quan theo Thông tư 38/2015/TT-BTC và 39/2018/TT-BTC quy định rõ các bước, hồ sơ và quy trình kiểm tra.

Việc hiểu rõ chính sách giúp doanh nghiệp tránh rủi ro và giảm thiểu chi phí liên quan khi nhập khẩu hàng quà tặng.

Hồ sơ, chứng từ cần chuẩn bị khi nhập khẩu hàng quà tặng

Để đảm bảo thủ tục nhập khẩu hàng quà tặng diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, chứng từ sau:

• Hợp đồng biếu tặng hoặc Thư xác nhận (Gift Letter) thể hiện rõ mục đích, giá trị và người gửi, người nhận.
• Commercial Invoice – hóa đơn thương mại, trong đó giá trị khai báo phải phản ánh đúng giá trị thực tế của hàng hóa, bao gồm cả giá trị quà tặng.
• Lista de embalaje – danh sách đóng gói, mô tả chi tiết về hàng hóa.
• guía de carga (Bill of Lading hoặc AWB) – chứng từ vận chuyển.
• Giấy phép chuyên ngành (nếu mặt hàng thuộc diện quản lý đặc thù).
• Catalog hoặc COA (nếu yêu cầu từ phía hải quan).
• Tờ khai trị giá (nếu áp dụng).

Việc chuẩn bị đầy đủ các chứng từ này không chỉ giúp quá trình kiểm tra được diễn ra thuận lợi mà còn giảm thiểu rủi ro bị giữ hàng hoặc ấn định thuế cao hơn thực tế.

Thông qua hướng dẫn trên, doanh nghiệp có thể xác định rõ các bước, chuẩn bị hồ sơ đúng quy định, từ đó thực hiện nhập khẩu hàng quà tặng một cách chính xác và hợp pháp. Energía logística sẵn sàng đồng hành cùng quý khách hàng trong mọi khâu của quy trình, đảm bảo thủ tục nhập khẩu diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, Ahorre tiempo y costo.

Quy trình làm thủ tục nhập khẩu hàng quà tặng

En proceso nhập khẩu hàng quà tặng, việc thực hiện đúng quy trình thủ tục là yếu tố then chốt để đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh chóng, hợp pháp và tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình nhập khẩu. Dưới đây là các bước chính trong quy trình làm thủ tục nhập khẩu hàng quà tặng mà các doanh nghiệp cần nắm rõ để chuẩn bị tốt nhất khi thực hiện hoạt động này.

Các bước kiểm tra và chuẩn bị hồ sơ

Trước khi bắt đầu quy trình làm thủ tục nhập khẩu hàng quà tặng, doanh nghiệp cần thực hiện các bước kiểm tra và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác nhằm tránh các sai sót gây trì hoãn hoặc phát sinh chi phí không mong muốn.

• Xác định mặt hàng: Kiểm tra xem mặt hàng quà tặng có thuộc diện quản lý đặc biệt hay không, có cần xin giấy phép hoặc chứng nhận hợp quy không.
• Thu thập hồ sơ cần thiết:
  • Hợp đồng biếu tặng hoặc thư xác nhận (Gift Letter): Ghi rõ thông tin người gửi, người nhận, giá trị, mục đích biếu tặng.
  • Commercial Invoice: Khai báo giá trị thực tế của hàng hóa, đảm bảo đúng và thống nhất với giá trị trong Gift Letter.
  • Lista de embalaje: Lista de embalaje, mô tả hàng hóa chi tiết.
  • guía de carga (Bill of Lading hoặc AWB): Chứng từ vận chuyển hàng hóa.
  • Giấy phép chuyên ngành (si): Đối với mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt như mỹ phẩm, alimento, thiết bị y tế…
  • Catalog hoặc COA (nếu yêu cầu): Đặc biệt đối với hàng hóa có quy chuẩn kỹ thuật hoặc chứng nhận chất lượng.
  • Tờ khai trị giá (nếu áp dụng): Để xác định chính xác giá trị tính thuế.
• Kiểm tra mặt hàng: Đảm bảo mặt hàng không nằm trong danh mục cấm nhập khẩu. Nếu cần giấy phép, doanh nghiệp phải xin phép trước khi tiến hành các bước tiếp theo.

Thủ tục mở tờ khai hải quan và kiểm tra thực tế

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước khai báo hải quan và kiểm tra thực tế hàng hóa:

• Mở tờ khai hải quan:
  • Sử dụng mã loại hình A42 dành cho hàng quà tặng của tổ chức, doanh nghiệp.
  • Đính kèm toàn bộ hồ sơ điện tử đã chuẩn bị như hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, licencia (si).
  • Điền chính xác các thông tin về mặt hàng, giá trị, cantidad, mã HS phù hợp với quy định.
• Kiểm tra thực tế hàng hóa:
  • Cơ quan hải quan có thể tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa, dựa trên mức độ rủi ro hoặc đặc thù mặt hàng.
  • Thông thường, tỷ lệ kiểm tra có thể từ 5% đến 50% số lô hàng.
  • Trong quá trình kiểm tra, hàng hóa sẽ được xác minh về mặt chất lượng, cantidad, etiqueta, phù hợp với hồ sơ khai báo.

Nộp thuế và thông quan hàng quà tặng

Sau khi hoàn tất kiểm tra, doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước cuối cùng để hàng hoá được thông quan:

• Pagar impuesto de importación:
  • Thuế nhập khẩu áp dụng theo biểu thuế MFN hoặc các thỏa thuận FTA nếu có.
  • Ngoài thuế nhập khẩu, doanh nghiệp còn phải nộp impuesto IVA và thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) (nếu mặt hàng thuộc diện chịu thuế như rượu, thuốc lá).
  • Giá tính thuế dựa trên giá thị trường, không phân biệt mục đích biếu tặng.
• Thanh toán thuế và nhận hàng:
  • Khi đã nộp đủ các khoản thuế, hải quan sẽ cấp giấy phép thông quan.
  • Doanh nghiệp tiến hành lấy hàng, kiểm đếm và vận chuyển về kho để phân phối hoặc sử dụng theo mục đích đã định.

Việc thực hiện đúng quy trình này không chỉ giúp nhập khẩu hàng quà tặng thuận lợi mà còn giảm thiểu rủi ro bị xử phạt, giữ vững uy tín doanh nghiệp trong hoạt động xuất nhập khẩu. Especial, có sự hỗ trợ từ các đơn vị logistics uy tín như Energía logística sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo các thủ tục được thực hiện đúng quy định pháp luật.

Chính sách thuế và những rủi ro thường gặp khi nhập khẩu hàng quà tặng

Khi thực hiện hoạt động nhập khẩu hàng quà tặng, doanh nghiệp cần phải lưu ý đến các chính sách thuế liên quan để đảm bảo quá trình thông quan diễn ra thuận lợi, tránh các rủi ro phát sinh không mong muốn. Trong phần này, chúng ta sẽ đi sâu vào các loại thuế áp dụng, những rủi ro thường gặp và lời khuyên từ Energía logística nhằm giúp doanh nghiệp vững vàng hơn trong quá trình nhập khẩu hàng quà tặng.

Các loại thuế áp dụng cho hàng quà tặng

Trong quy trình nhập khẩu hàng quà tặng, doanh nghiệp cần nắm rõ các loại thuế sẽ phải nộp để xác định đúng nghĩa vụ tài chính, tránh bị phạt hoặc bị ấn định thuế sai lệch. Các loại thuế chính bao gồm:

• Thuế nhập khẩu: Áp dụng theo biểu thuế MFN (Most Favored Nation) hoặc các hiệp định thương mại tự do (FTA) đã ký kết. Thuế này dựa trên giá trị thực tế của hàng hóa tại thời điểm nhập khẩu.
• Thuế VAT (Giá trị gia tăng): Được tính dựa trên giá trị hàng hóa cộng thuế nhập khẩu. Thuế VAT thường ở mức 10% tại Việt Nam.
• Thuế Tiêu thụ đặc biệt (TTĐB): Đặc biệt áp dụng cho các mặt hàng như rượu, thuốc lá, mỹ phẩm cao cấp, theo quy định của pháp luật.
• Các loại phí khác: Bao gồm phí kiểm tra chất lượng, phí cấp giấy phép (nếu mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành), phí lưu kho, kiểm tra thực tế.

Việc xác định rõ các loại thuế này giúp doanh nghiệp chủ động trong việc chuẩn bị tài chính và hồ sơ hợp lệ theo quy định pháp luật.

Những rủi ro doanh nghiệp cần chú ý

En proceso nhập khẩu hàng quà tặng, doanh nghiệp thường gặp phải một số rủi ro nhất định, có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến trình thông quan và chi phí cuối cùng. Một số rủi ro phổ biến gồm:

• Khai giá trị quá thấp: Nhiều doanh nghiệp cố tình khai thấp giá trị hàng hóa để giảm số thuế phải nộp, tuy nhiên, nếu bị kiểm tra, cơ quan hải quan có thể ấn định lại giá trị thực tế, dẫn đến số thuế tăng cao bất ngờ.
• Không chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ hợp lệ: Như Gift Letter không đúng mẫu, thiếu giấy phép chuyên ngành hoặc các chứng từ chứng minh nguồn gốc, khiến hàng bị trì hoãn hoặc bị từ chối thông quan.
• Không xác định rõ mã HS code: Sai mã HS dẫn đến việc phân loại hàng sai lệch, dễ bị truy thu thuế hoặc kiểm tra chặt chẽ hơn.
• Nhập hàng cá nhân nhưng khai loại hình doanh nghiệp hoặc ngược lại: Điều này gây ra các rắc rối về pháp lý, rủi ro về thuế và bị xử phạt hành chính.
• Thiếu kiểm tra chính sách mặt hàng: Không cập nhật các quy định về quản lý mặt hàng có thể dẫn đến việc hàng bị giữ lại hoặc phải xin giấy phép bổ sung.

Lời khuyên từ Energía logística để đảm bảo thủ tục thuận lợi

Để hạn chế các rủi ro trên, Energía logística khuyến nghị doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Kiểm tra kỹ mã HS code trước khi nhập khẩu để xác định đúng loại thuế và các quy định liên quan.
• Hợp tác với đơn vị logistics uy tín, como Energía logística, để được tư vấn chính xác về chính sách mặt hàng, quy trình thủ tục và các giấy tờ cần thiết.
• Chuẩn bị đầy đủ và đúng mẫu các chứng từ, đặc biệt là Gift Letter, ghi rõ thông tin người gửi, người nhận, giá trị, mục đích biếu tặng để tránh bị từ chối hoặc bị kiểm tra lại.
• Theo dõi sát các quy định pháp luật mới nhất về nhập khẩu hàng quà tặng, nhằm cập nhật các yêu cầu về giấy phép, chứng nhận phù hợp.
• Chủ động chuẩn bị hồ sơ và khai báo đúng giá trị nhằm tránh rủi ro ấn định thuế cao hơn giá trị thực tế.

Việc tuân thủ chính sách thuế và các quy định liên quan không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt, mà còn tạo điều kiện thuận lợi để hàng quà tặng được thông quan nhanh chóng, giảm thiểu chi phí và rủi ro pháp lý.

Trong bối cảnh pháp luật và chính sách về nhập khẩu ngày càng chặt chẽ, sự hỗ trợ từ các đơn vị logistics chuyên nghiệp như Energía logística sẽ là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, an toàn và bền vững trong lĩnh vực nhập khẩu hàng quà tặng.

Concluir

Trong bài viết này, Energía logística đã trình bày một cách chi tiết về quy trình nhập khẩu hàng quà tặng năm 2025, từ định nghĩa hàng quà tặng theo quy định pháp lý đến các chính sách quản lý nhập khẩu, hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình làm thủ tục, và các loại thuế áp dụng.

Hàng quà tặng là hàng hóa gửi tặng nhằm mục đích thiện chí giữa các đối tác, doanh nghiệp hoặc cá nhân, và không thuộc diện cấm nhập khẩu, tuy nhiên vẫn cần tuân thủ các quy định về giấy phép, chứng nhận hợp quy và khai báo đúng giá trị để tránh rủi ro về thuế và pháp lý. Quá trình nhập khẩu hàng quà tặng bao gồm các bước kiểm tra mặt hàng, Preparar registros, mở tờ khai hải quan, kiểm tra thực tế và nộp thuế, đảm bảo tuân thủ đúng quy định nhằm tránh các sai sót có thể dẫn đến xử phạt hoặc giữ hàng.

Cuong Quoc Freight Forwarding Company Limited

Oficina: Séptimo piso, Edificio parami, 140 Bach Dang, Hoa Hoa Ward, Ciudad de Ho Chi Minh

Línea directa: 0972 66 71 66

Correo electrónico: info@cql.com.vn

Sitio web: https://cql.com.vn/