Importing old machines is a popular choice for many Vietnamese businesses to save investment costs, especially in the manufacturing and processing industries. However, This process requires strict compliance with legal regulations to ensure machines meet longevity standards, quality and environmental protection. The article below will provide detailed instructions on the steps to import used machinery, HS code determination word, import conditions, taxes and fees, to the customs clearance process, Helps businesses perform effectively and avoid risks.

HS Code Of Old Machinery

To start the process of importing used machinery, Enterprises need to determine HS codes (Harmonized System) of old machinery. HS codes help classify goods, Determine import policies and applicable tax rates. With old machinery, HS code usually belongs to:

• Chapter 84: Including all types of boilers, mechanical machinery, manufacturing equipment such as lathes, milling machine, or press.
• Chapter 85: Related to electrical equipment, recorder, sound reproduction, image, or industrial electrical equipment.

Determining the specific HS code depends on the characteristics, structure and function of machines. Businesses can refer to technical documents, product catalog or contact the Customs Inspection Department for inspection. The results of the actual customs inspection and conclusions from the inspection agency will be the legal basis for applying the HS code. Errors in determining HS codes can lead to administrative fines or tax adjustments, Therefore, it is necessary to check carefully before submitting the application.

Conditions for Importing Old Machinery

Importing used machinery into Vietnam must meet strict conditions according to Decision 18/2018/QD-TTg and related documents.. Specifically:

• Machine life: Machinery must not exceed 10 years old, calculated from the year of import minus the year of production. In case the machinery exceeds 10 years but still achieves at least 85% performance compared to the original and is used for domestic production activities, Enterprises can apply for import permission after special appraisal.
• Technical standards: Machinery must meet national technical regulations (QCVN) about safety, save energy and protect the environment. If no QCVN applies, máy móc cần tuân thủ tiêu chuẩn quốc gia hoặc tiêu chuẩn của các nước G7 (như Mỹ, Japan, Virtue).
• Các trường hợp bị cấm nhập khẩu: Máy móc bị cấm nếu thuộc danh sách loại bỏ của nước xuất khẩu do lạc hậu, chất lượng kém hoặc gây ô nhiễm môi trường. Tương tự, các dây chuyền công nghệ không đáp ứng yêu cầu về an toàn và hiệu quả năng lượng cũng không được phép nhập khẩu.

Doanh nghiệp cần làm việc với nhà cung cấp để đảm bảo máy móc đáp ứng các tiêu chuẩn này và chuẩn bị giấy tờ chứng minh như giấy chứng nhận năm sản xuất hoặc báo cáo hiệu suất.

Taxes and Fees on Import of Old Machinery

Thuế phí là yếu tố quan trọng cần tính toán khi nhập khẩu máy móc cũ, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí tổng thể. The main taxes include:

• Value added tax (VAT): Mức 10% được áp dụng trên tổng giá trị hàng hóa (giá CIF) cộng với thuế nhập khẩu.
• Import tax: Tùy thuộc vào mã HS, mức thuế dao động từ 0% đến 20%. Doanh nghiệp có thể hưởng thuế ưu đãi đặc biệt nếu máy móc được nhập từ các quốc gia có hiệp định thương mại tự do (FTA) with Vietnam, như EVFTA, CPTPP hoặc ASEAN. Để được hưởng ưu đãi, cần nộp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) hợp lệ.

For example, một lô máy móc có giá CIF là 100.000 USD, chịu thuế nhập khẩu 5% và VAT 10%. Tổng thuế phải nộp là:

• Thuế nhập khẩu = 100.000 × 5% = 5.000 USD.
• VAT = (100.000 + 5.000) × 10% = 10.500 USD.
• Tổng thuế = 5.000 + 10.500 = 15.500 USD.

Doanh nghiệp nên kiểm tra Biểu thuế nhập khẩu mới nhất từ Tổng cục Hải quan hoặc tham khảo dịch vụ tư vấn để tối ưu hóa chi phí thuế.

Documents Needed to Prepare to Import Old Machinery

Hồ sơ nhập khẩu máy móc cũ bao gồm các giấy tờ bắt buộc và bổ sung do yêu cầu kiểm định tuổi thọ. Bộ hồ sơ cơ bản gồm:

• Commercial invoice (Commercial Invoice): Cung cấp thông tin về giá trị, số lượng và mô tả chi tiết máy móc.
• Packing slip (Packing List): Ghi rõ số lượng kiện, weight, kích thước và cách đóng gói.
• Bill of lading (Bill of Lading): Shipping documents, xác nhận lô hàng từ cảng xuất khẩu đến Việt Nam.
• Certificate of origin (C/O): Cần thiết để hưởng thuế ưu đãi, do cơ quan có thẩm quyền tại nước xuất khẩu cấp.
• Customs declaration: Được khai báo qua hệ thống VNACCS hoặc phần mềm hải quan.

Đối với máy móc cũ, cần bổ sung:

• Đơn đăng ký kiểm định: Nộp cho tổ chức kiểm định được Bộ Khoa học và Công nghệ chỉ định.
• Chứng thư kiểm định: Xác nhận tuổi thọ và tình trạng kỹ thuật của máy móc.
• Giấy chứng nhận năm sản xuất: Do nhà sản xuất cấp, được chứng thực bởi lãnh sự quán Việt Nam tại nước xuất khẩu nếu không có QCVN áp dụng.

Tất cả giấy tờ nước ngoài cần được dịch công chứng sang tiếng Việt. Doanh nghiệp nên chuẩn bị sớm để tránh chậm trễ khi hàng đến cảng.

Process of Importing Old Machinery

Quy trình nhập khẩu máy móc cũ phức tạp hơn hàng hóa thông thường do yêu cầu kiểm định tuổi thọ. Implementation steps include::

Step 1: Customs Declaration

Doanh nghiệp nhập thông tin vào hệ thống hải quan qua phần mềm VNACCS, sử dụng các chứng từ như hợp đồng, bill, bill of lading, C/O và mã HS đã xác định. Quá trình này thường mất 1-2 ngày.

Step 2: Open Customs Declaration

Hệ thống hải quan sẽ phân luồng tờ khai (green, Yellow, red). Máy móc cũ luôn thuộc luồng đỏ, yêu cầu kiểm tra thực tế và kiểm định tuổi thọ. Doanh nghiệp in tờ khai, nộp hồ sơ tại chi cục hải quan và phối hợp với tổ chức kiểm định để xác minh năm sản xuất, hiệu suất máy móc.

Step 3: Customs Clearance Declaration

Sau khi kiểm tra hồ sơ và kiểm định hoàn tất, hải quan phê duyệt thông quan nếu không có sai sót. Doanh nghiệp nộp thuế nhập khẩu máy móc cũ và VAT để nhận hàng. Thời gian bước này dao động từ 2-5 ngày.

Step 4: Transporting Goods to Warehouse

Sau thông quan, doanh nghiệp hoàn tất thủ tục quyết toán tờ khai và vận chuyển hàng về kho bảo quản. Cần kiểm tra tình trạng máy móc để đảm bảo phù hợp với mục đích sử dụng.

Toàn bộ quy trình có thể kéo dài 7-15 ngày, tùy thuộc vào độ phức tạp của lô hàng và sự phối hợp với cơ quan kiểm định.

Notes When Importing Used Machinery

Để tránh rủi ro, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Kiểm định sớm: Đơn đăng ký kiểm định phải được tổ chức kiểm định xác nhận trước khi nộp hải quan. Doanh nghiệp có thể đưa hàng về kho bảo quản tạm thời, nhưng phải nộp chứng thư kiểm định trong vòng 30 ngày.
• Chọn nhà cung cấp uy tín: Xác minh giấy tờ từ nhà cung cấp để đảm bảo máy móc không thuộc danh mục cấm nhập khẩu.
• Theo dõi quy định mới: Các văn bản như Quyết định 18/2018/QĐ-TTg có thể được sửa đổi, ảnh hưởng đến điều kiện nhập khẩu máy móc cũ.
• Hợp tác với đơn vị logistics: Các công ty như Cường Quốc Logistics có thể hỗ trợ xử lý thủ tục nhanh chóng, giảm thiểu chi phí lưu kho.
• Rủi ro vi phạm: Nếu máy móc không đạt yêu cầu kiểm định, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính hoặc tịch thu hàng hóa.

Conclude

Nhập khẩu máy móc cũ là giải pháp kinh tế cho nhiều doanh nghiệp, nhưng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về pháp lý và kỹ thuật. Từ việc xác định mã HS, đáp ứng tiêu chuẩn tuổi thọ và chất lượng, đến chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thông quan, mỗi bước đều cần sự chính xác để tránh chi phí phát sinh hoặc vi phạm pháp luật. Bằng cách tuân thủ các quy định và hợp tác với các đơn vị chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể nhập khẩu máy móc cũ một cách hiệu quả, góp phần nâng cao năng lực sản xuất và tối ưu hóa chi phí.

Cuong Quoc Freight Forwarding Company Limited

Office: 7th floor, Parami Building, 140 Bach Dang, Tan Son Hoa Ward, Ho Chi Minh City

Hotline: 0972 66 71 66

Email: info@cql.com.vn

Website: https://cql.com.vn/