In the process of importing international goods, cooperation with forwarder plays a key role in ensuring the transportation process goes smoothly, on schedule and optimize costs. Understand the role, The benefits and necessary experience when working with forwarders will help businesses improve operational efficiency and avoid unnecessary risks..

Who is a forwarder and what is its role in international import?

Forwarder, hay còn gọi là đại lý giao nhận, là đơn vị trung gian chuyên thực hiện các dịch vụ liên quan đến vận chuyển hàng hóa quốc tế. Họ đảm nhiệm vai trò kết nối giữa doanh nghiệp với các phương tiện vận tải, shipping company, hãng hàng không và các cơ quan chức năng để xử lý toàn bộ quá trình nhập khẩu.

Trong bối cảnh nhập hàng quốc tế, forwarder đóng vai trò như một “bộ phận xuất nhập khẩu thuê ngoài” cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc các doanh nghiệp chưa có đội ngũ chuyên trách về logistics. Nhiệm vụ của họ bao gồm:

• Tư vấn tuyến vận chuyển tối ưu
• Đàm phán, đặt và điều phối vận chuyển
• Xử lý chứng từ, khai báo hải quan và các thủ tục liên quan
• Quản lý quá trình thông quan, nhận hàng tại kho và giao hàng cuối cùng

For example, Logistics power là một forwarder có nhiều kinh nghiệm thực tế, đã xử lý thành công hàng nghìn lô hàng nhập khẩu từ Trung Quốc, Korea, Europe, helps businesses save time and costs, đồng thời giảm thiểu rủi ro phát sinh.

>>>>See more: Detailed Instructions for Applying for a Medical Equipment Import License in 2025

Benefits of working with a reputable forwarder

Việc hợp tác với một forwarder uy tín mang lại nhiều lợi ích rõ ràng cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực nhập hàng quốc tế. Một số lợi ích tiêu biểu gồm:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí vận chuyển quốc tế: Forwarder có mạng lưới vận tải rộng khắp, giúp lựa chọn tuyến đường phù hợp, tối ưu chi phí và thời gian.
• Tư vấn tuyến vận chuyển phù hợp và chọn Incoterms tối ưu: Giúp doanh nghiệp xác định rõ trách nhiệm, rủi ro và chi phí của từng phương án vận chuyển.
• Giảm thiểu rủi ro phát sinh: Như chậm hàng, sai chứng từ, phí lưu container tăng cao, nhờ vào các dịch vụ xử lý chứng từ và theo dõi sát sao.
• Hỗ trợ thủ tục hải quan và giấy phép quick, Exactly, giảm thiểu thời gian chờ đợi.

For example, Logistics power có thể giúp doanh nghiệp nhập khẩu thiết bị y tế, chỉ trong vòng 1 ngày đã hoàn tất thủ tục thông quan nhờ quy trình chuẩn và chứng từ đầy đủ.

Experience working effectively with forwarders

Để đạt được hiệu quả cao khi hợp tác với forwarder, doanh nghiệp cần chuẩn bị và thực hiện các bước sau:

• Prepare clear requirements before sending a quote
  Nêu rõ loại hàng, điều kiện mua bán (ví dụ FOB, CIF), volume, kích thước, thời gian cần hàng để forwarder có thể cung cấp báo giá chính xác và phù hợp.
• Carefully check the quote and services included
  Bao gồm phí vận chuyển, local charge, phí handling, thời gian dự kiến, các dịch vụ đi kèm như lưu kho, pack, insurance.
• Provide documents early for the forwarder to check
  Gửi đầy đủ invoice, packing list, contract, license (necessary) để tránh chậm trễ trong quá trình xử lý thủ tục.
• Keep in constant contact during the shipping process
  Theo dõi tiến trình, cập nhật ETD/ETA, hỏi về tình trạng chứng từ, đảm bảo mọi thông tin đều cập nhật kịp thời để xử lý các phát sinh nhanh chóng.
• Build a long-term cooperative relationship with a reputable forwarder
  Khi hiểu rõ đặc thù hàng hóa của doanh nghiệp, forwarder sẽ xử lý nhanh, chính xác hơn, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian trong các lô hàng tiếp theo.

---

Những kinh nghiệm này sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa quy trình nhập khẩu, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động logistics. In there, việc lựa chọn đối tác tin cậy như Logistics power là yếu tố then chốt để đảm bảo mọi quá trình diễn ra thuận lợi, an toàn và đúng luật pháp.

Preparation steps when cooperating with forwarders in importing international goods

Khi doanh nghiệp bắt đầu quá trình nhập hàng quốc tế, cooperation with forwarder đóng vai trò cực kỳ quan trọng để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng tiến độ, an toàn và đúng luật pháp. Trước khi bắt tay vào ký kết hợp đồng và bắt đầu quá trình vận chuyển, Businesses need to carefully prepare the following steps to optimize cooperation efficiency and limit arising risks.

Prepare clear requirements before sending a quote

The first step in the process of collaborating with forwarder is to accurately determine the requirements of the business. This helps forwarder can provide suitable quotation, transparent and accurate from the beginning, avoid unwanted events in the future. Elements to prepare include::

• Loại hàng hóa: xác định rõ đặc tính, kích thước, weight, tính chất đặc biệt (nóng, dễ vỡ, dễ cháy, hàng nguy hiểm,…).
• Điều kiện mua bán (Incoterms): như FOB, CIF, DDP, EXW,… giúp xác định rõ trách nhiệm của các bên liên quan.
• Thời gian cần hàng: dự kiến thời điểm hàng cần đến để lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp.
• Yêu cầu đặc biệt (if any): như yêu cầu lưu kho, giao hàng nhanh, yêu cầu về chứng nhận, license,…

Detailed preparation helps businesses clearly convey incoming requirements forwarder to receive a suitable quote, more accurate and faster.

Carefully check the quote and services included

When receiving a quote from forwarder, Businesses need to carefully review service items to avoid unexpected fees arising later. A full quote will be included:

• Main shipping fee (sea ​​route, airway, road,…).
• Local charge (Internal fees at the port, warehouse, domestic delivery).
• Handling fee (Handling goods at the port, airport).
• Other additional fees such as storage fees, quarantine fee, quality inspection fee,…
• Estimated shipping time, expected schedule.

Carefully checking these items helps businesses accurately estimate costs, At the same time, clearly define the scope of services forwarder, thereby limiting unclear fees arising during the transportation process.

Provide documents early for the forwarder to check

Documents are a decisive factor in the customs clearance and transportation of goods. Businesses need to prepare and send necessary documents as soon as possible forwarder can be checked and processed promptly, Avoid delays in the customs clearance process. Documents that need to be prepared include::

• Invoice (commercial invoice).
• Packing list (packing list).
• Sales contract.
• Licenses, Related certification if required by the goods (import license, Quality check, certificate of origin,…).

Providing documents early helps forwarder have enough processing time, Check the validity and prepare the necessary procedures to keep the goods on schedule, No delays or storage fees due to missing documents.

Keep in constant contact during the shipping process

During transportation, maintaining regular contact with forwarder It is very important to stay updated on the situation, Timely handle arising issues and ensure the process runs smoothly. Businesses should:

• Frequently ask about shipping status (tracking).
• Update ETD (Expected date of shipment), AND (expected arrival date).
• Refer to document notices, customs procedures, problems that arise during transportation.
• Respond quickly when requesting additional documents or providing additional information.

Việc giữ liên lạc chặt chẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác tình hình hàng hóa, chủ động xử lý các tình huống phát sinh, từ đó giảm thiểu rủi ro chậm trễ hoặc phát sinh phí không mong muốn.

Build a long-term cooperative relationship with a reputable forwarder

Hợp tác lâu dài với forwarder uy tín mang lại nhiều lợi ích như có đối tác hiểu rõ đặc thù hàng hóa, quy trình xử lý nhanh, chi phí cạnh tranh hơn qua thời gian. Để xây dựng mối quan hệ này, businesses need:

• Chọn forwarder có uy tín, have a clear operating license, Have experience in the field of importing goods for businesses.
• Sign a clear contract, Transparency about service scope, fees and other terms.
• Communicate often, Service feedback, Help partners better understand business needs.
• Periodically evaluate service quality to maintain good relationships, đồng thời có thể thương lượng các điều khoản phù hợp hơn trong các lô hàng tiếp theo.

Việc xây dựng mối quan hệ lâu dài giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian chuẩn bị, tăng độ tin cậy, đồng thời tối ưu hóa chi phí vận chuyển trong dài hạn.

---

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các bước nêu trên khi hợp tác với forwarder trong nhập hàng quốc tế sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro, nâng cao hiệu quả vận chuyển, tiết kiệm chi phí và đảm bảo hàng hóa đến nơi đúng tiến độ. In there, Logistics power với hơn 10 năm kinh nghiệm, hệ thống tracking minh bạch và đội ngũ chuyên nghiệp luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp trong mọi lô hàng quốc tế, từ khâu chuẩn bị đến khi giao hàng tận kho.

Những sai lầm cần tránh khi làm việc với forwarder

Trong quá trình hợp tác với forwarder để thực hiện nhập hàng quốc tế, Many businesses encounter common mistakes that can have serious consequences, affects shipping progress and final costs. Understanding and avoiding these mistakes is a key factor in ensuring your shipment is cleared quickly, an toàn và đúng luật pháp. Below are common mistakes that businesses need to pay attention to and avoid when working with forwarder.

Không đọc kỹ báo giá dẫn đến phí phát sinh

One of the most common mistakes when collaborating with forwarder is not carefully reading and understanding the fees in the quote. Usually, the quotes of forwarder will include many components such as shipping fees, local charge, phí handling, storage, insurance, and other arising fees. If a business only pays attention to the total amount and ignores the detailed terms, It is easy to misunderstand or miss unclear fees.

For example, nhiều doanh nghiệp không để ý đến các khoản phí local charge hoặc phí xử lý tại cảng, dẫn đến khi thanh toán mới phát sinh các khoản phí này, causing unexpected cost increases. Điều này không chỉ làm giảm lợi nhuận mà còn gây khó khăn trong quản lý chi phí chung của doanh nghiệp. Therefore, khi nhận báo giá từ forwarder, doanh nghiệp cần xem xét kỹ từng mục, hỏi rõ các khoản phí phát sinh, and require a clear contract, Be transparent to avoid unwanted surprises later.

Gửi chứng từ muộn gây chậm thông quan

Documents are a decisive factor in the process of importing goods. Sending late or inaccurate documents will cause delays in the customs clearance process, increases storage time, generates container storage fees and affects the business plan of the enterprise.

Important documents such as invoices, packing list, contract, license (if any), chứng từ vận chuyển cần được chuẩn bị và gửi cho forwarder sớm nhất có thể để họ có đủ thời gian kiểm tra, xử lý và chuẩn bị các thủ tục cần thiết. Nếu chậm trễ, forwarder sẽ gặp khó khăn trong việc làm thủ tục hải quan, dẫn đến hàng hóa bị giữ lại tại cảng hoặc bị xử lý chậm trễ, gây thiệt hại về mặt thời gian và tài chính cho doanh nghiệp.

Chọn forwarder giá rẻ nhưng thiếu kinh nghiệm

Many businesses, due to their desire to save costs, have chosen these methods forwarder cheap price, Lack of experience or lack of reputation. In fact, This may cause more risks than benefits. One forwarder Without enough experience, it will be difficult to handle complex documents, do not clearly understand the legal process and customs procedures for each type of goods, đặc biệt là với các mặt hàng đặc thù như thiết bị y tế, food, mỹ phẩm hoặc nguyên liệu đặc thù.

Hậu quả của việc này có thể là hàng bị giữ lại tại cảng, xử lý chậm trễ, phát sinh các khoản phí phạt hoặc lưu container kéo dài do thiếu thủ tục hợp lệ. Even, in some cases, hàng hóa còn bị từ chối thông quan hoặc bị xử lý vi phạm pháp luật, causing major financial and corporate reputational damage. So, Businesses should choose forwarder có uy tín, have practical experience, Clear and transparent working process, instead of just relying on low prices.

In the process of working with forwarder, Careful preparation and close cooperation will help minimize these risks, process assurance nhập hàng quốc tế went smoothly, smoothly. Choose the right partner, for example Logistics power, với hệ thống dịch vụ chuyên nghiệp và kinh nghiệm lâu năm, chính là cách để doanh nghiệp tránh được những sai lầm phổ biến này và tối ưu hóa hiệu quả của quá trình nhập khẩu hàng hóa quốc tế.

Tại sao nên chọn Cường Quốc Logistics làm forwarder cho nhập hàng quốc tế

Trong quá trình nhập khẩu quốc tế, việc chọn đúng đối tác forwarder là yếu tố quyết định đến thành công của toàn bộ quy trình vận chuyển hàng hóa. Một forwarder uy tín không chỉ đảm bảo hàng hóa của bạn được vận chuyển an toàn, đúng thời gian mà còn giúp tối ưu chi phí, giảm thiểu rủi ro pháp lý. Và trong số các công ty logistics hiện nay, Logistics power nổi bật với nhiều lợi thế đáng kể, trở thành lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp khi muốn hợp tác nhập hàng quốc tế.

Kinh nghiệm trên 10 năm trong lĩnh vực logistics quốc tế

Một trong những yếu tố quan trọng nhất khi lựa chọn forwarder chính là kinh nghiệm thực tế. Logistics power sở hữu hơn một thập kỷ hoạt động trong lĩnh vực logistics quốc tế, qua đó tích lũy được kiến thức sâu rộng về quy trình, pháp lý, và các đặc thù của nhiều loại hàng hóa khác nhau. Kinh nghiệm dày dạn giúp chúng tôi xử lý nhanh chóng các tình huống phát sinh, từ những lô hàng nhỏ lẻ đến những đơn hàng lớn, phức tạp, đảm bảo khách hàng luôn yên tâm về tiến trình vận chuyển và thông quan.

Hệ thống tracking minh bạch và dịch vụ hỗ trợ miễn phí

Một trong những ưu điểm nổi bật của Logistics power chính là hệ thống theo dõi hàng hóa minh bạch, cập nhật liên tục tình trạng vận chuyển qua các nền tảng trực tuyến dễ sử dụng. Điều này giúp khách hàng dễ dàng kiểm soát tiến trình của lô hàng mọi lúc, mọi nơi. Besides, chúng tôi còn cung cấp dịch vụ hỗ trợ tư vấn miễn phí, từ việc chọn tuyến vận chuyển phù hợp, tối ưu hóa Incoterms cho đến các thủ tục pháp lý liên quan. Thanks to that, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định chính xác, Save time and cost.

Đội ngũ chuyên xử lý hàng nhập khẩu chính ngạch

Đặc thù của nhập hàng quốc tế đòi hỏi phải có kiến thức vững về các quy định pháp luật, document, giấy phép nhập khẩu chính ngạch. Logistics power sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, am hiểu sâu sắc các quy chuẩn của hàng hóa nhập khẩu như thực phẩm, cosmetics, medical equipment, nguyên liệu sản xuất…, từ đó xử lý các thủ tục nhanh chóng, Exactly, giúp giảm thiểu rủi ro về pháp lý và tránh bị chậm trễ thông quan.

Hỗ trợ khách hàng 24/7 từ mua hàng đến giao hàng tận kho

Chúng tôi cam kết đồng hành cùng khách hàng xuyên suốt quá trình từ khi đặt hàng, transport, thông quan đến giao hàng tận kho. Đội ngũ chăm sóc khách hàng của Logistics power luôn sẵn sàng hỗ trợ 24/7, giúp giải đáp mọi thắc mắc, cung cấp cập nhật tình hình vận chuyển và xử lý các tình huống phát sinh nhanh chóng. Sự liên tục này giúp doanh nghiệp yên tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh chính mà không lo lắng về quá trình nhập hàng.

Việc lựa chọn Logistics power do forwarder give nhập hàng quốc tế không chỉ dựa trên kinh nghiệm, công nghệ, đội ngũ chuyên nghiệp mà còn dựa trên cam kết mang lại dịch vụ vận chuyển an toàn, efficient and transparent. This reputable partner will be a solid bridge to help businesses expand their market, Optimize the supply chain and ensure goods arrive on time, correct standards.

Conclude

During international import, Choosing and cooperating with a reputable forwarder plays an extremely important role to ensure goods are transported quickly., an toàn và đúng quy định pháp luật. Forwarder không chỉ là đơn vị trung gian xử lý vận chuyển, chứng từ và thông quan mà còn là đối tác giúp doanh nghiệp tối ưu hóa tuyến vận chuyển, giảm thiểu rủi ro phát sinh chi phí và thời gian.

Kinh nghiệm làm việc hiệu quả với forwarder bao gồm việc chuẩn bị rõ yêu cầu, kiểm tra kỹ báo giá, cung cấp chứng từ sớm, Maintain regular contact and build long-term cooperative relationships. Simultaneously, You need to avoid common mistakes such as not reading the quote carefully, Send documents late or choose an inexperienced forwarder to avoid unwanted risks during the import process.

Choosing Cuong Quoc Logistics as a forwarder for international import activities is a wise decision thanks to more than 10 years of experience., hệ thống tracking minh bạch, đội ngũ chuyên nghiệp xử lý các loại hàng hóa đặc thù và dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7. Điều này giúp doanh nghiệp yên tâm trong quá trình vận chuyển, từ mua hàng đến giao hàng tận kho, đồng thời tối ưu chi phí và thời gian.

Cuong Quoc Freight Forwarding Company Limited

Office: 7th floor, Parami Building, 140 Bach Dang, Tan Son Hoa Ward, Ho Chi Minh City

Hotline: 0972 66 71 66

Email: info@cql.com.vn

Website: https://cql.com.vn/