1. Mở đầu — Vì sao nhiều lô hàng bị kẹt ở hải quan?

Cùng một lô container về cảng Cat Lai, doanh nghiệp A thông quan chỉ trong 4 giờ. Doanh nghiệp B bị giữ 7 ngày, phát sinh 85 triệu đồng phí lưu kho và demurrage.

Hàng trăm SMEs Việt Nam gặp tình trạng tương tự mỗi tháng chỉ vì chưa nắm rõ Zollverfahren. Họ thiếu chứng từ, khai sai, hoặc không hiểu quy trình dẫn đến hàng nằm cảng, chi phí đội lên và chậm tiến độ sản xuất.

Zollverfahren không phức tạp nếu làm đúng quy trình. Nhưng sai một bước là trả giá ngay bằng tiền và thời gian.

In CQL, chúng tôi từng hỗ trợ một doanh nghiệp nhập nguyên liệu sản xuất. Chỉ vì thiếu một giấy phép con trong hồ sơ Zollverfahren, lô hàng bị giữ 9 ngày. Sau khi bổ sung và làm lại tờ khai, hàng thông quan trong 1 ngày làm việc và doanh nghiệp tránh được 62 triệu đồng phí phát sinh.

2. Was sind Zollverfahren?? Hiểu đúng trong 2 phút

Zollverfahren là toàn bộ quy trình khai báo, überprüfen, giám sát và thông quan hàng hóa khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Cơ quan quản lý là Tổng cục Hải quan Việt Nam. Mục đích chính của Zollverfahren Zu sein:

• Kiểm soát dòng chảy hàng hóa qua biên giới.
• Thu đúng, thu đủ các khoản thuế và phí.
• Đảm bảo hàng hóa tuân thủ chính sách quản lý (cấm, hạn chế, giấy phép…).

Zollverfahren ngày nay chủ yếu thực hiện điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS. Doanh nghiệp không còn phải nộp giấy tờ trực tiếp tại cửa khẩu, nhưng vẫn phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và khai báo chính xác.

Đây là khâu then chốt quyết định hàng hóa có về kho kịp thời hay không.

3. Quy trình làm thủ tục hải quan chi tiết (5 bước)

CQL áp dụng quy trình 5 bước chuẩn dưới đây cho mọi lô hàng:

Schritt 1: Bereiten Sie Dokumente vor Doanh nghiệp (hoặc forwarder) tập hợp đầy đủ chứng từ trước khi hàng về. Thời gian lý tưởng: 2–3 ngày trước khi tàu cập cảng.

Schritt 2: Khai báo hải quan điện tử Khai tờ khai qua hệ thống VNACCS. Nhập thông tin hàng hóa, HS-Code, Wert, C/O… Thời gian: 30–60 phút nếu hồ sơ chuẩn.

Schritt 3: Phân luồng hải quan Hệ thống tự động phân luồng: Xanh – Vàng – Đỏ (chi tiết ở phần 5).

Schritt 4: Kiểm tra hồ sơ / kiểm hóa

• Grüner Bach: không kiểm tra.
• Goldener Strom: Profil prüfen.
• Roter Bach: kiểm tra hồ sơ + kiểm hóa thực tế.

Schritt 5: Zollabfertigung & erhalten Hải quan xác nhận “Thông quan”. Doanh nghiệp nhận lệnh giao hàng (DO) và đưa container về kho.

Der ganze Prozess Zollverfahren hiện nay có thể hoàn tất trong 1 ngày nếu hồ sơ chuẩn và luồng xanh.

4. Hồ sơ hải quan gồm những gì? (checklist chuẩn)

Checklist hồ sơ hải quan cơ bản Aber CQL luôn kiểm tra trước cho khách hàng:

• Erforderliche Dokumente:
  • Handelsrechnung (Handelsrechnung)
  • Packliste (Packliste)
  • Frachtbrief (Frachtbrief / Luftfrachtbrief)
  • Handelsvertrag (Vertrag)
• Chứng từ ưu đãi (wenn überhaupt):
  • Ursprungszeugnis (C/o)
  • Giấy phép nhập khẩu / kiểm dịch / an toàn thực phẩm…
• Chứng từ khác:
  • Zollanmeldung (đã khai điện tử)
  • Chứng từ vận tải nội địa (notwendig)

Notiz: Tùy mặt hàng, Zollverfahren có thể yêu cầu thêm giấy phép chuyên ngành (Ministerium für Industrie und Handel, Gesundheitsministerium, Bộ Nông nghiệp…).

CQL có checklist nội bộ 18 mục, giúp tỷ lệ luồng xanh đạt trên 85% cho khách hàng.

5. Phân luồng hải quan — hiểu để tránh bị kiểm tra

Hệ thống tự động phân luồng ngay sau khi khai báo Zollverfahren:

Insight thực tế: Doanh nghiệp không kiểm soát được luồng, nhưng có thể giảm đáng kể xác suất luồng đỏ bằng cách chuẩn bị hồ sơ Zollverfahren đầy đủ và khai báo chính xác.

6. Thời gian thông quan bao lâu? (thực tế 2026)

• Grüner Bach: 1–4 giờ (chiếm ~70% lô hàng của khách CQL).
• Goldener Strom: 1–2 ngày.
• Roter Bach: 2–5 ngày (có thể kéo dài nếu thiếu giấy phép).

Nếu hồ sơ Zollverfahren thiếu hoặc sai, thời gian có thể lên đến 7–10 ngày và phát sinh phí lưu kho rất lớn.

7. 5 sai lầm khiến hàng bị giữ tại hải quan

Fehler 1: Sai HS code → bị giữ để kiểm tra phân loại. Fehler 2: Thiếu chứng từ bắt buộc → hải quan yêu cầu bổ sung. Fehler 3: Khai sai trị giá hoặc xuất xứ → luồng đỏ. Fehler 4: Không có giấy phép chuyên ngành → hàng bị tạm giữ. Fehler 5: C/o không hợp lệ → mất ưu đãi và bị kiểm tra lại.

CQL từng xử lý case một doanh nghiệp bị giữ 6 ngày vì sai lầm số 1, phát sinh 48 triệu đồng phí. Sau khi sửa tờ khai và giải trình, hàng được thông quan ngay.

8. Kinh nghiệm giúp thông quan nhanh hơn

• Bereiten Sie Dokumente vor Zollverfahren trước 3–5 ngày.
• Kiểm tra kỹ HS code và mô tả hàng hóa.
• Làm việc với forwarder uy tín để khai báo sớm.
• Kiểm tra C/O và giấy phép trước khi hàng rời cảng nước ngoài.

Những kinh nghiệm này giúp Zollverfahren diễn ra suôn sẻ và giảm tối đa chi phí phát sinh.

9. Abschließen & tư vấn từ CQL

Zollverfahren là khâu quan trọng nhất quyết định tốc độ và chi phí của toàn bộ lô hàng xuất nhập khẩu. Verstehen Sie den Prozess, chuẩn bị checklist đầy đủ và tránh 5 sai lầm phổ biến sẽ giúp doanh nghiệp thông quan nhanh, tiết kiệm chi phí đáng kể.

CQL chuyên hỗ trợ Zollverfahren Paket: kiểm tra hồ sơ trước, khai báo điện tử, xử lý nhanh các trường hợp bị giữ hàng và tư vấn kinh nghiệm thực chiến cho SMEs.

Quý doanh nghiệp đang có lô hàng cần làm Zollverfahren? Liên hệ ngay CQL để được hỗ trợ thực tế.

Cuong Quoc Freight Forwarding Company Limited

Büro: 7. Stock, Parami -Gebäude, 140 Bach Dang, Tan Sohn Hoa Ward, Ho Chi Minh Stadt

Hotline: 0972 66 71 66

E-Mail: info@cql.com.vn

Webseite: https://cql.com.vn/

(Bài viết dựa trên Luật Hải quan 2014, Rundschreiben 38/2015/TT-BTC, Thông tư 39/2018/TT-BTC và quy định hiện hành của Tổng cục Hải quan năm 2026. Tham khảo thêm: Was ist Einfuhrsteuer?? Detaillierte Berechnung, Steuerplan 2026, Was sind Incoterms?? Die 11 einfachsten Lieferbedingungen des Jahres 2026 Und Các loại C/O Form AK, VK, D, E, KI).