1. Mở đầu — Vì sao nhiều lô hàng bị kẹt ở hải quan?

Cùng một lô container về cảng Cat Lai, doanh nghiệp A thông quan chỉ trong 4 giờ. Doanh nghiệp B bị giữ 7 ngày, phát sinh 85 triệu đồng phí lưu kho và demurrage.

Hàng trăm SMEs Việt Nam gặp tình trạng tương tự mỗi tháng chỉ vì chưa nắm rõ customs procedures. Họ thiếu chứng từ, false declaration, hoặc không hiểu quy trình dẫn đến hàng nằm cảng, chi phí đội lên và chậm tiến độ sản xuất.

Customs procedures không phức tạp nếu làm đúng quy trình. Nhưng sai một bước là trả giá ngay bằng tiền và thời gian.

In CQL, chúng tôi từng hỗ trợ một doanh nghiệp nhập nguyên liệu sản xuất. Chỉ vì thiếu một giấy phép con trong hồ sơ customs procedures, lô hàng bị giữ 9 ngày. Sau khi bổ sung và làm lại tờ khai, hàng thông quan trong 1 ngày làm việc và doanh nghiệp tránh được 62 triệu đồng phí phát sinh.

2. What are customs procedures?? Understand correctly in 2 minutes

Customs procedures là toàn bộ quy trình khai báo, check, giám sát và thông quan hàng hóa khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Cơ quan quản lý là Tổng cục Hải quan Việt Nam. Mục đích chính của customs procedures To be:

• Kiểm soát dòng chảy hàng hóa qua biên giới.
• Thu đúng, thu đủ các khoản thuế và phí.
• Đảm bảo hàng hóa tuân thủ chính sách quản lý (cấm, hạn chế, giấy phép…).

Customs procedures ngày nay chủ yếu thực hiện điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS. Doanh nghiệp không còn phải nộp giấy tờ trực tiếp tại cửa khẩu, nhưng vẫn phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và khai báo chính xác.

Đây là khâu then chốt quyết định hàng hóa có về kho kịp thời hay không.

3. Quy trình làm thủ tục hải quan chi tiết (5 bước)

CQL áp dụng quy trình 5 bước chuẩn dưới đây cho mọi lô hàng:

Step 1: Prepare documents Doanh nghiệp (hoặc forwarder) tập hợp đầy đủ chứng từ trước khi hàng về. Thời gian lý tưởng: 2–3 ngày trước khi tàu cập cảng.

Step 2: Khai báo hải quan điện tử Khai tờ khai qua hệ thống VNACCS. Nhập thông tin hàng hóa, HS code, value, C/O… Thời gian: 30–60 phút nếu hồ sơ chuẩn.

Step 3: Phân luồng hải quan Hệ thống tự động phân luồng: Xanh – Vàng – Đỏ (chi tiết ở phần 5).

Step 4: Kiểm tra hồ sơ / kiểm hóa

• Green stream: không kiểm tra.
• Golden stream: check profile.
• Red stream: kiểm tra hồ sơ + kiểm hóa thực tế.

Step 5: Customs clearance & receive Hải quan xác nhận “Thông quan”. Doanh nghiệp nhận lệnh giao hàng (DO) và đưa container về kho.

The whole process customs procedures hiện nay có thể hoàn tất trong 1 ngày nếu hồ sơ chuẩn và luồng xanh.

4. Hồ sơ hải quan gồm những gì? (checklist chuẩn)

Checklist hồ sơ hải quan cơ bản but CQL luôn kiểm tra trước cho khách hàng:

• Required documents:
  • Commercial invoice (Commercial Invoice)
  • Packing list (Packing List)
  • Bill of lading (Bill of Lading / Air Waybill)
  • Commercial contract (Contract)
• Chứng từ ưu đãi (if any):
  • Certificate of origin (C/O)
  • Giấy phép nhập khẩu / kiểm dịch / an toàn thực phẩm…
• Chứng từ khác:
  • Customs declaration (đã khai điện tử)
  • Chứng từ vận tải nội địa (necessary)

Note: Tùy mặt hàng, customs procedures có thể yêu cầu thêm giấy phép chuyên ngành (Ministry of Industry and Trade, Ministry of Health, Bộ Nông nghiệp…).

CQL có checklist nội bộ 18 mục, giúp tỷ lệ luồng xanh đạt trên 85% cho khách hàng.

5. Phân luồng hải quan — hiểu để tránh bị kiểm tra

Hệ thống tự động phân luồng ngay sau khi khai báo customs procedures:

Practical insight: Doanh nghiệp không kiểm soát được luồng, nhưng có thể giảm đáng kể xác suất luồng đỏ bằng cách chuẩn bị hồ sơ customs procedures đầy đủ và khai báo chính xác.

6. Thời gian thông quan bao lâu? (thực tế 2026)

• Green stream: 1–4 giờ (chiếm ~70% lô hàng của khách CQL).
• Golden stream: 1–2 ngày.
• Red stream: 2–5 ngày (có thể kéo dài nếu thiếu giấy phép).

Nếu hồ sơ customs procedures thiếu hoặc sai, thời gian có thể lên đến 7–10 ngày và phát sinh phí lưu kho rất lớn.

7. 5 sai lầm khiến hàng bị giữ tại hải quan

Mistake 1: Sai HS code → bị giữ để kiểm tra phân loại. Mistake 2: Thiếu chứng từ bắt buộc → hải quan yêu cầu bổ sung. Mistake 3: Khai sai trị giá hoặc xuất xứ → luồng đỏ. Mistake 4: Không có giấy phép chuyên ngành → hàng bị tạm giữ. Mistake 5: C/O không hợp lệ → mất ưu đãi và bị kiểm tra lại.

CQL từng xử lý case một doanh nghiệp bị giữ 6 ngày vì sai lầm số 1, phát sinh 48 triệu đồng phí. Sau khi sửa tờ khai và giải trình, hàng được thông quan ngay.

8. Kinh nghiệm giúp thông quan nhanh hơn

• Prepare documents customs procedures trước 3–5 ngày.
• Kiểm tra kỹ HS code và mô tả hàng hóa.
• Làm việc với forwarder uy tín để khai báo sớm.
• Kiểm tra C/O và giấy phép trước khi hàng rời cảng nước ngoài.

Những kinh nghiệm này giúp customs procedures diễn ra suôn sẻ và giảm tối đa chi phí phát sinh.

9. Conclude & Consulting from CQL

Customs procedures là khâu quan trọng nhất quyết định tốc độ và chi phí của toàn bộ lô hàng xuất nhập khẩu. Understand the process, chuẩn bị checklist đầy đủ và tránh 5 sai lầm phổ biến sẽ giúp doanh nghiệp thông quan nhanh, tiết kiệm chi phí đáng kể.

CQL specializes in support customs procedures package: kiểm tra hồ sơ trước, khai báo điện tử, xử lý nhanh các trường hợp bị giữ hàng và tư vấn kinh nghiệm thực chiến cho SMEs.

Quý doanh nghiệp đang có lô hàng cần làm customs procedures? Contact now CQL for practical support.

Cuong Quoc Freight Forwarding Company Limited

Office: 7th floor, Parami Building, 140 Bach Dang, Tan Son Hoa Ward, Ho Chi Minh City

Hotline: 0972 66 71 66

Email: info@cql.com.vn

Website: https://cql.com.vn/

(Bài viết dựa trên Luật Hải quan 2014, Circular 38/2015/TT-BTC, Thông tư 39/2018/TT-BTC và quy định hiện hành của Tổng cục Hải quan năm 2026. See more: What is import tax?? Detailed calculation, Tax schedule 2026, What are Incoterms?? 11 Most Easy-to-Understand Delivery Conditions of 2026 and Types of C/O Form AK, VK, D, E, AI).